Greta
Jordens
Terug naar 1987
Ik weet het nog goed, het was 1987. Ik was nog niet zo lang in dienst bij Centraal Beheer op de afdeling Beleggingen en moest een vergadering notuleren die onze afdeling had met de afdeling Pensioenen.
Ik was 19 jaar oud en had me echt nog nóóit bezig gehouden met pensioenen… Notuleren op een laptop was nog niet van die tijd. Dus daar zat ik: schrijfblok en pen mee en zo goed mogelijk proberen op te schrijven waar ze het in hemelsnaam over hadden… In steno, zoals toen gebruikelijk was … dat ging sneller. Ik had eerlijk gezegd géén idee. Op de opleiding Management Secretaresse had ik wel les gehad in notuleren, maar zo in de praktijk viel dat toch wel héél erg tegen. En zeker over een onderwerp als pensioenen.
Volledig herschreven
Na lang struggelen leverde ik mijn verslag in bij de directiesecretaresse. Niet veel later kreeg ik het terug.
Bijna volledig herschreven met een rode pen … Ik kon wel door de grond zakken. Maar ik heb nooit opgegeven. Ik ben gewoon doorgegaan met het notuleren en het leren van de verbeteringen. En nu jaren later gaat nagenoeg elke vergadering me goed af, ongeacht of ik iets van het onderwerp af weet.
En… ik vind notuleren écht heel leuk. Vooral om van de chaos die een vergadering af en toe is, een gestructureerd geheel te maken waarvan lezers zeggen ‘já, daar ging het inderdaad over’.
"Zou jij onze cursisten les willen geven in het vak notuleren?"
Het was september 1999. Ik was net een jaar daarvoor voor mezelf begonnen. En toen stelde de directeur van Edunoord in Leeuwarden mij deze vraag. Hij kende mij omdat ik via mijn bedrijf als invaltelefoniste bij hun werkte en af en toe een vergadering notuleerde. Ik was stomverbaasd omdat ik geen enkele achtergrond had als docent. Maar hij zei dat ik dat prima zou kunnen. Hij vond mij heel enthousiasmerend, geduldig en heel duidelijk in mijn uitleg naar collega’s.
Omdat ik altijd wel in ben voor een leuke uitdaging heb ik ja gezegd. Ik kreeg boeken mee en cases, die ik vervolgens allemaal heb doorgenomen. Op basis daarvan heb ik de lessen allemaal voorbereid. Super leuk om te doen, bleek toen!
En toen begonnen de lessen. Op een gegeven moment stond ik voorafgaand aan de les nog even in de kantine om een kopje thee te halen. Naast me stond een nieuwe leerling. Ze zei: ‘ik ben benieuwd wie de docent notuleren is’. Ik moest heimelijk een beetje lachen en ging zonder daarop in te gaan voor de klas staan. Haar mond viel open. Ze had een oudere dame met grijs haar en een knot verwacht. En daar stond ik. Een jonge ‘juf’ van 31.
Altijd blijven leren
Vanaf dat moment ben ik alles blijven volgen en lezen over het vak notuleren. Hierdoor werd ik er zelf ook beter en beter in. Met die kennis en ruim 35 jaar notuleerervaring help ik sindsdien met veel passie en plezier VA’s, secretaresses en andere managementondersteuners met meer zelfvertrouwen te notuleren. En ik ben helemáál happy als ze het dan ook nog een stuk leuker gaan vinden.
Ik heb zo’n beetje alles meegemaakt wat je maar kunt meemaken tijdens een vergadering. Ruzies, hilarische momenten, maar ook hele verdrietige momenten. Dit neem ik allemaal mee in mijn trainingen.
Zelfs cursisten die zijn gestuurd door hun werkgever, terwijl ze al 25 jaar notuleerervaring hadden en eigenlijk helemaal geen zin hadden om een training te volgen, zijn met een lach op hun gezicht na een training weggegaan. Omdat ze zomaar ineens het kwartje zagen vallen! Dáár doe ik het voor. Want, als je de basis eenmaal in de vingers hebt is notuleren gewoon echt leuk!
Het mooiste vak wat er is!
Vandaag de dag help ik VA’s, secretaresses en andere managementondersteuners met mijn notuleerhandleiding ‘Notuleren kun je leren’ en met de trainingen ‘1-op-1 training notuleren’ en ‘1-op-1 notuleer VIP-programma’ die ik op maat verzorg voor profit- en non-profitorganisaties, waar goed notuleren cruciaal is. Maar goed notuleren is niet voor iedereen even makkelijk.
De meeste managementondersteuners die ik help vertellen me dat ze vaak onzeker zijn of ze het wel goed doen. Want ze willen het juist zo graag goed doen. Ze weten niet goed hoe ze een vergadering moeten voorbereiden, terwijl dat juist het halve werk is!
Tijdens de vergadering vragen ze zich af wat ze nou precies moeten noteren. Wat is belangrijk, en wat niet? Ze horen vaak dat ze zich vooral moeten richten op de hoofd- en bijzaken. Maar wat is hoofdzaak? En wat is bijzaak? Dat kan super lastig zijn om te bepalen als je geen inhoudelijke kennis hebt van de onderwerpen die worden besproken. En toch kan het! Ik doe het al ruim 35 jaar. Ik notuleer voor de klanten van mijn andere bedrijf, Allround Support, letterlijk honderden vergaderingen per jaar over de meest uiteenlopende onderwerpen. En ik heb echt niet de kennis van ál die onderwerpen. Hoe ik dat al jaren doe draag ik heel graag aan je over! Met tips, trucs, templates, meekijken, meelezen, et cetera.
En daar blijft het niet bij, want dit is het mooiste vak wat er is.
Naast de Allround Office Academy heb ik ook nog een ander bedrijf: Allround Support, een telefoon- en VA-service in Apeldoorn voor ruim 300 bedrijven. Hier ondersteunt sinds 1998 een gedreven team aan echte regelaars, enthousiaste bellers, nauwkeurige meeschrijvers en superplanners grote en kleine ondernemers in de Stedendriehoek en ver daar buiten.
Beide bedrijven zijn me even lief. Het zijn ook een beetje mijn kinderen 😊.
Iets meer over mij
- Ik wist al op mijn 13e dat ik secretaresse wilde worden. Mijn eerste secretaressebaan was bij Centraal Beheer. Daar heb ik bijna 12,5 jaar gewerkt.
- Op mijn 30e ben ik mijn bedrijf gestart. Dat paste op dat moment het beste bij onze gezinssituatie. Ik heb er nooit een seconde spijt van gehad.
- Ik ben 55 jaar, gelukkig getrouwd en trotse moeder van twee prachtige kinderen, een dochter en een zoon.
- Ik ben dol op honden, vooral op onze lieve Jack Russel Lani, die al ruim 10 jaar iedere dag met me mee gaat naar kantoor.
- Ik hou van reizen, of dat nou met de caravan naar Spanje is, of wat verder buiten Europa.
- Heel maf: ik neem nooit 1 snoepje, maar altijd 2. Ik zeg altijd op 1 been kun je niet staan ;-).
En de rest van het team?
Naast de Allround Office Academy is er dus ook nog Allround Support. Deze is opgericht om je op alle vlakken te ontzorgen. Onze allround Virtual Assistant service is daar het perfecte voorbeeld van. De Virtual Personal Assistants van Allround Support kunnen je complete backoffice uit handen nemen. Bedenk eens hoeveel tijd je daarmee kunt besparen!
Liever alleen een beroep doen op onze telefonistes of notulisten? Dat kan natuurlijk ook.
