Sta je op het punt om je eerste vergadering te notuleren en heb je het gevoel alsof je in het diepe wordt gegooid?
Geen zorgen, I’ve been there. Notuleren kan in het begin superoverweldigend lijken, maar met een paar insidertips gaat het helemaal goed komen!
- Voorbereiding is key
Zorg dat je weet waar de vergadering over gaat. Is er een agenda rondgestuurd? Top! Zo niet, vraag er dan even naar. Kennis van de agenda helpt je namelijk om te anticiperen op wat er gaat komen en helpt je bij het structureren van je notulen.
- Gereedschap klaar? Notuleren maar!
Zorg dat je laptop of tablet is opgeladen is en neem voor de zekerheid een notitieboekje mee. Je weet maar nooit wanneer de technologie besluit je in de steek te laten. Een paar pennen die lekker schrijven (ja, die ene pen waarvan je er tien hebt omdat hij zo fijn is) mogen ook niet ontbreken.
- Wie is wie?
Zorg dat je wat eerder in de vergaderzaal zit en pak een leeg blaadje. Teken daarop de tafel en zorg dat je voldoende ruimte hebt om bij elke lege stoel een naam te noteren. Elke keer als er iemand de zaal binnenkomt zal deze persoon zich aan je voorstellen. Deze naam onthoud je goed en schrijf je op je blaadje op het moment dat die persoon gaat zitten. Ik zet er voor mezelf voor het gemak ook gelijk altijd even de initialen achter en die gebruik ik dan in mijn verslag tijdens de vergadering. Als ik de uiteindelijke notulen maak zet ik de intialen om in de namen.
- Luister, vat samen, herhaal
Je taak is om de kern van de discussies vast te leggen, niet om een woordelijk verslag te schrijven. Focus op, zoals ik dat noem, het ABC: actiepunten, afspraken, besluiten en conclusies. Ook is het handig om te noteren wie wat heeft gezegd over belangrijke onderwerpen. Als je iets niet begrijpt, wees dan niet bang om na de vergadering om verduidelijking te vragen.
- De magie van het nalezen
Na de vergadering is het tijd om de ‘echte’ notulen te maken. Je maakt eerst een grof concept. Dat lees je goed na en poets je waar nodig op. Daarna lees je het nog een keer helemaal door. Zorg er vooral voor dat je notulen helder en begrijpelijk zijn voor iemand die er niet bij was. Dan zit je vrijwel altijd goed! Dit is ook het moment om die actiepunten te markeren en ervoor te zorgen dat ze duidelijk zijn.
- Ontwikkel je eigen snelcodes
Als notulist zul je merken dat bepaalde termen of uitdrukkingen steeds weer terugkomen. Ontwikkel je eigen set van afkortingen of symbolen voor deze veelvoorkomende woorden. Zo bespaar je tijd tijdens het notuleren. Bijvoorbeeld: ‘vz’ voor ‘voorzitter’, een ‘B’ voor ‘besluit’ en een pijltje naar boven voor ‘toename’.
- Maak een audio-opname (met toestemming!)
Het kan handig zijn om de vergadering op te nemen, zodat je belangrijke details die je misschien gemist hebt, kunt terugluisteren. Je kunt tenslotte niet áltijd supergeconcentreerd zijn. Ook jij hebt tijdens een vergadering wel eens een dipje, of hebt een deelnemer er tussen zit die praat als een sneltrein.
Zorg wel dat je vooraf duidelijk toestemming vraagt aan alle deelnemers. Zeg dat de opname puur en alleen bedoeld is als ondersteuning voor jou bij de uitwerking van het verslag en dat je de opname direct zult verwijderen als je de notulen klaar hebt.
Het is trouwens niet de bedoeling om álles terug te luisteren, want dat kost veel te veel tijd, maar het is een fijn vangnet voor als je twijfelt over iets wat gezegd is.
- Structuur is je beste vriend
Gebruik een heldere structuur. Volg in ieder geval de agenda. En kijk ook vooral even naar de notulen van de vorige vergadering! Dan heb je in ieder geval al de juiste lay-out te pakken.
Zorg dat je tijdens de vergadering ruimte genoeg in je concept hebt voor onverwachte punten, zodat je de informatie er zo tussen kunt zetten.
Door een duidelijke structuur te gebruiken, kun je informatie veel gemakkelijker terugvinden en je notulen achteraf sneller uitwerken.
- De kunst van het prioriteren
Als beginnend notulist kan het een uitdaging zijn om te bepalen welke informatie nou wel of niet belangrijk genoeg is om op te nemen in je notulen. Niet alles wat besproken wordt tijdens een vergadering heeft dezelfde waarde of urgentie.
Het volgende helpt je om te beslissen wat er wel of niet in komt:
- Hoofdpunten tegenover details: focus op de hoofdpunten van de discussie en de conclusies die worden getrokken. Je hoeft niet elke detail of zijgesprek te noteren, tenzij het direct bijdraagt aan het begrip van de beslissingen of actiepunten.
- Actiepunten en verantwoordelijkheden: zorg ervoor dat je duidelijk noteert welke acties zijn overeengekomen, wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van deze acties, en de deadlines.
- Beslissingen: elke genomen beslissing moet duidelijk worden vastgelegd, inclusief eventuele stemmingen of consensus die tot de beslissing heeft geleid. Dit is vaak de meest kritieke informatie die mensen zullen zoeken in de notulen.
Deze aanpak zorgt ervoor dat je notulen beknopt, duidelijk en vooral nuttig zijn. De deelnemers van de vergadering kunnen de discussies en besluiten zo goed volgen en het maakt jouw taak veel efficiënter en beheersbaarder.
- Vraag feedback en blijf leren
Vraag na het uitwerken van je notulen feedback van de voorzitter of een ervaren collega. Dit is niet alleen nuttig om je notulen te verbeteren, maar ook om te leren wat belangrijk is voor jouw specifieke organisatie of team. Sta open voor feedback en zie het als een kans om te groeien.
Met deze tips heb je een stevige basis om met vertrouwen je rol als notulist op je te nemen. Onthoud dat iedereen fouten maakt en dat het oké is om te leren terwijl je bezig bent. Het belangrijkste is dat je je best doet en bereid bent om te groeien in je rol. Succes!
Vergeet niet: oefening baart kunst. Elke vergadering is een nieuwe kans om je vaardigheden te verbeteren. Dus houd je hoofd omhoog, pen gereed en laat die vergaderingen maar komen
Succes en vooral veel plezier bij je eerste notuleeravontuur!
Mocht je er ondanks mijn tips niet uitkomen: plan gerust een gratis kennismakingssessie van 45 minuten in. Ik help je graag!